Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur, afwisseling en verantwoordelijkheid? Wil je werken op het kruispunt van recht, bemiddeling en professionele opleidingen? Dan maken we graag kennis met jou.
Voor De Beir Law+Mediation en New Deal Academy zoeken we een gemotiveerde en gedreven Office Manager / Administratief Coördinator die mee zorgt voor een efficiënte en professionele werking van beide organisaties.
Over New Deal Academy en De Beir Law+Mediation en
New Deal Academy is een gespecialiseerde business school voor professionals die zich willen versterken in bemiddeling, onderhandelen en conflictmanagement. We organiseren opleidingen, masterclasses, webinars en congressen, met een sterke focus op praktijkervaring en direct toepasbare vaardigheden. Beide organisaties zijn gevestigd in hetzelfde kantoor in Ukkel en worden gedragen door een klein, professioneel en geëngageerd team.
De Beir Law+Mediation is een advocaten- en bemiddelingskantoor dat ondernemingen en ondernemers juridisch adviseert en begeleidt. Het kantoor ondersteunt cliënten onder meer bij juridische vraagstukken, onderhandelingen, conflicten en bemiddelingstrajecten.
Jouw functie
Als Office Manager / Administratief Coördinator ben je een belangrijke spil in de dagelijkse werking van het kantoor en de Academy.
Je ondersteunt de medewerkers van De Beir Law+Mediation en werkt nauw samen met de docenten, coaches en andere partners van New Deal Academy. Je bewaakt de administratieve processen, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat collega’s, cliënten, docenten en deelnemers professioneel worden geholpen.
Je krijgt een veelzijdig takenpakket met ruimte voor zelfstandigheid, initiatief en verantwoordelijkheid.
Jouw takenpakket
Je staat onder meer in voor:
- het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken;
- de algemene administratieve en organisatorische ondersteuning van de kantoormedewerkers;
- de administratieve ondersteuning van docenten en coaches van New Deal Academy;
- het voorbereiden, verwerken en opvolgen van de facturatie van het advocaten- en bemiddelingskantoor;
- het administratief opvolgen van inschrijvingen voor opleidingen, masterclasses, webinars en congressen;
- het opmaken en versturen van facturen voor opleidingen;
- het opvolgen van betalingen en openstaande facturen;
- het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van deelnemers;
- het beheren en actualiseren van administratieve documenten, bestanden en deelnemersgegevens;
- het bewaken van deadlines en het helpen stellen van prioriteiten;
- andere administratieve en organisatorische taken die bijdragen aan een vlotte kantoorwerking.
Wie zoeken we?
- Je beschikt minimaal over een bachelordiploma.
- Je hebt relevante ervaring in administratie, office management of managementondersteuning.
- Je werkte eerder als Personal Assistant, Management Assistant, Administratief Bediende of Office Manager.
- Kennis van juridische procedures, juridische administratie of de werking van een advocatenkantoor is een belangrijke troef.
- Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands.
- Je beschikt over een goede basiskennis van het Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
- Je werkt vlot met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en administratief sterk.
- Je kan verschillende opdrachten combineren, het overzicht bewaren en duidelijke prioriteiten stellen.
- Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en durft verantwoordelijkheid op te nemen.
- Je gaat discreet en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Je bent servicegericht, collegiaal en professioneel in je contacten met cliënten, deelnemers, docenten en collega’s.
Wat bieden wij?
- Een vaste functie op 4/5-basis of voltijds.
- De mogelijkheid om samen te werken onder bediendestatuut of op zelfstandige basis.
- Een veelzijdige functie binnen twee complementaire organisaties.
- Een gevarieerd takenpakket met veel verantwoordelijkheid.
- De vrijheid om je werk zelfstandig te organiseren en mee vorm te geven.
- Een aantrekkelijk verloningspakket, aangevuld met voordelen en afgestemd op je ervaring en statuut.
- Een professionele werkomgeving waarin initiatief en betrokkenheid worden gewaardeerd.
- Een kleinschalig, dynamisch en aangenaam kantoor in Ukkel.
- Een kantoor dat vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer.
In deze job maak jij écht het verschil
Je komt terecht in de dynamische wereld van recht, bemiddeling, onderhandelen en professionele opleidingen. Dankzij jouw structuur, nauwkeurigheid en organisatietalent kunnen advocaten, bemiddelaars en docenten zich volop concentreren op hun cliënten en deelnemers.
Je krijgt daarbij heel wat vrijheid en verantwoordelijkheid. Geen dag is helemaal hetzelfde, maar één ding staat vast: jouw bijdrage is essentieel voor de goede werking en verdere ontwikkeling van De Beir Law+Mediation en New Deal Academy.
Interesse?
Stuur je cv en motivatiebrief naar Elisabeth De Beir: elisabeth@newdeal.academy
We kijken ernaar uit om kennis met je te maken!
